张三去年九月份跳槽到一家新建的企业,全面负责公司的人力资源管理工作。这对年轻的张三来讲是一个不小的挑战。通过一个多月的观察与摸索,张三发现公司存在以下问题:

1)公司规模不大,但是相互扯皮和推卸责任的情况严重;

2)“利事多人做,苦事没人做”,造成工作效率低下;

3)独挡一面的人太少,管理人员忙于事务性工作;

4)管理人员未正式任命,人员不稳定。

鉴于此,张三在办公会上提出了《关于开展组织架构梳理的议题》,通过充分讨论,会议同意张三的议题,一致认为开展组织架构梳理是当前的重要任务。为了体现对张三工作的支持,一起解决存在这些问题,老板进一步补充道:“要通过综合考虑公司的内外部环境、发展战略和企业文化,实现公司的任务、流程和权责的明确。同时,组织架构的设计要具有一定的前瞻性。在此,要求在座诸位全力配合人力资源的工作。

为了顺利地完成组织架构梳理的工作,张三分别从领导小组设置、主要工作流程和架构梳理要求三个方面,制定了详尽的工作方案。

一、确定领导小组

1、小组设置

为保证组织架构梳理工作的顺利进行,成立组织架构梳理工作小组。

组 长:XXX

副组长:XXX、XXX

组 员:XXX、XXX、XXX(附件1)。

下设领导小组办公室,张三任办公室主任,联系方式:15512345678。

2、小组职能

1)组长:参加组织机构会议;整体把控组织架构梳理工作进展;对组织架构梳理工作提出改进意见;签批最终组织架构文件。

2)副组长:参加组织机构会议;统筹所负责业务模块职能,指定小组组员完成各业务模块职能的分类、汇总;对组织架构梳理工作提出改进意见。

3)组员:根据领导指示,梳理、汇总各业务模块职责,以类别划分并进行统计;基于业务角度,与副组长沟通确定各业务模块内管理层级划分;及时将整理结果反馈至小组办公室。

4)小组办公室:提供过程指导并协助各小组成员完成上述工作。

二、主要工作流程

步骤

工作内容

责任人

成果输出

完成时间

1

收集各模块职能并分类,估算各模块工作量,以工时计算(附件2),依照各副组长分管的职能,对各模块职能的统计分析进行确认。

各指定组员

《各模块职能分类及工作量统计表》

10月1日前

2

小组办公室根据各模块分类统计,将相似职能或关联性较强的职能划分到一起,形成职能簇拥,确定部门数量;根据职能特征,确定部门名称。召开办公会,对部门名称、数量和职能模块进行商讨,确定最终部门名单。

小组全体成员

签批版《部门名单》、

《部门职责》范围界定

10月6日前

3

部门设置完成后,根据领导班子分工模式,划分领导班子分管部门。部门负责人可以直接任命或通过内部选拔确定。直接任命需由总经理、分管领导签批文件,对于无法直接任命的部门负责人,采取公司范围内竞聘上岗的方式确定;没有确定部门负责人之前,分管领导行使部门负责人职权。

小组全体成员

《领导班子分管工作调整的通知》红头文件和《各部门负责人任职的通知》红头文件

10月12日前

4

各部门根据步骤1和2,确定部门职责并形成签批文件。依据部门职责、工时,设置岗位和人员数量。

小组全体成员

《部门职责》终稿、《公司各部门岗位编制表》和《公司岗位编制对照表》

10月18日前

5

分析部门内业务类型、业务流向和管理要求,确定各岗位的职能从属关系,形成组织架构图初稿。

小组全体成员

《公司组织架构图》初稿

10月21日前

6

总经理办公会对组织架构图初稿进行修正,确认无误后签批执行。确定组织架构后,对组织架构内的岗位进行评估,岗位评估部分以及薪酬水平部分另出方案。

小组全体成员

《公司组织架构图》签批版、《公司组织架构图》公示

10月25日前

三、架构梳理要求

1、统一思想,加强领导。各小组成员要严格按照组长要求,根据职能分工,在要求时间内保质保量做好各项工作;相关员工要积极配合做好组织架构梳理工作。

2、科学编制,控制成本。要合理规划,科学编制,推行扁平式的组织结构,避免机构的重叠性和无效性。在保证业务顺利完成的前提下,尽可能地减少人员编制。

3、结合实际,不断完善。梳理后的组织架构将试运行,各部门和员工要及时反馈运行效果,小组将结合企业实际,不断优化完善运行过程中出现的各类问题。

经过一个月的紧张工作,张三已经初步建立起公司的组织架构;通过梳理组织架构,可以明显地得到以下收益。

1)优化组织体系,将组织架构扁平化,避免了层级设置过多的情况;

2)明确管理范围,清晰管理条线,减少利事多人做,苦事没人做的情况;

3)划分了部门并确定了人员任命,明确了各部门之间的业务衔接;

4)确定了公司的岗位设置和数量,为后续人力资源工作的开展打下基础;

5)明晰了上下级关系,有利于提升沟通效率。

组织架构是为了梳理公司的基本业务流程和管理流程,建立公司内部协调和控制体系。不同行业和不同发展阶段的公司,对组织架构的需求是不一样的。人力资源从业者要从公司的基本目标和宗旨出发,明确公司的基本战略和核心能力,从而设计公司的组织架构,明确各部门的职责和使命,更好地助力公司发展。

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(作者:李庆山)

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